Gérer

Les Archives Départementales

Conseils pratiques

Une bonne gestion des documents, qu’ils relèvent des archives publiques ou bien des archives privées, répond à des règles simples.

Tenir un dossier

Tout document a sa place dans un dossier cohérent, identifié et ordonné : une pièce isolée est souvent insuffisante et de faible valeur ; un document égaré dans un dossier sans rapport avec lui est inutilisable.

Le dossier peut être défini comme l’ensemble des documents concernant un même sujet ou une même affaire . sa taille est variable : elle va de la simple chemise, cartonnée ou non, à plusieurs boîtes, voire plusieurs meubles.

Tout dossier doit comporter au minimum :

  • un intitulé ou un titre suffisamment explicite (pas de sigles) ;
  • des dates extrêmes .

Ces informations sont à reprendre lors de la mise en boîte, quand le dossier rejoint le local de pré-archivage.

La bonne tenue du dossier implique quelques gestes simples :

  • classer chronologiquement les pièces ;
  • rapprocher les documents ayant un lien (ex : une lettre et sa réponse) ;
  • éliminer les brouillons et états préparatoires , s’ils sont redondants avec le document définitif ;
  • éliminer les doubles , les formulaires vierges ;
  • éviter l’usage de rubans adhésifs , d’agrafes , de trombones ou d’élastiques , sources de dégradation des documents sur le long terme.

Il est préférable de séparer dès la constitution du dossier les documents de conservation définitive de ceux qui peuvent être éliminés à terme.

Le local de conservation

Afin d’assurer des conditions optimales de conservation, des règles simples doivent être respectées pour l’aménagement du local destiné à l’archivage.

Celui-ci doit être sain , protégé de tout risque de dégât des eaux , d’incendie ou d’intrusion ; le mobilier a son importance : il doit être adapté aux documents, solide et résistant aux insectes xylophages (étagères métalliques).

Exemple d'un local de conservation d'archives (© archives départementales de l’Yonne)
Exemple d'un local de conservation d'archives (© archives départementales de l’Yonne)

Exemple d'un local de conservation d'archives (© archives départementales de l’Yonne)

On peut s’inspirer des recommandations émises par les Archives de France pour la construction ou l’aménagement de locaux à usage d’archivage :

  • portabilité des sols à prendre en compte : 900 kg/m2 ;
  • obturation des huisseries existantes par la pose de stores ou de volets, afin de protéger les documents contre la lumière ;
  • installation d’un système de chauffage, si besoin est, pour assurer le maintien d’une température constante, éviter la formation de condensation sur les documents ;
  • installation d’un système de renouvellement d’air (ventilation mécaniquement contrôlée avec sortie extérieure) ;
  • équipement du local en mobilier en nombre suffisant pour accueillir à la fois les documents déjà existant et ceux issus des futurs archivages :
    • pour les archives conditionnées en boîtes à archives : rayonnages métalliques, dont la résistance des tablettes est suffisante pour l’accueil de documents d’archives ou armoires métalliques fermant à clé ;
    • certains documents particulièrement précieux (en commune : registres des délibérations et des arrêtés, registres de l’état civil) peuvent être conservés en armoire métallique fermant à clé, ou en armoire forte scellée au mur.
    • pour les atlas de plans : privilégier une conservation à plat sur une table ou dans un meuble prévu à cet effet.

Le conditionnement

Exemple de conditionnement : un meuble à plan aux archives départementales (© Xavier Morize)
Exemple de conditionnement : un meuble à plan aux archives départementales (© Xavier Morize)

Exemple de conditionnement : un meuble à plan aux archives départementales (© Xavier Morize)

Pour les protéger des agressions du milieu extérieur (lumière, poussière, dégradations mécaniques comme les déchirures), il convient que les documents soient rangés dans un conditionnement adapté :

  • documents non reliés : privilégier des boîtes à archives dont la taille correspond à celle du document, en veillant à ce qu’elles restent maniables ; à l’intérieur, les documents sont regroupés en dossiers identifiés par des chemises et des sous-chemises ;
  • registres : sauf si leur état matériel ne le permet pas, la conservation en boîtes à archives n’est pas nécessaire ;
  • plans : les ranger à plat, soit dans un carton, soit dans un meuble à plan.

La restauration

La restauration des documents d’archives nécessite une connaissance parfaite des matériaux constitutifs des documents et de leur mise en œuvre. Il convient également de connaître les matériaux utilisés pour la restauration (colles, renforts) et leur stabilité dans le temps.

D’une façon générale, il n’est pas recommandé de procéder soi-même à une restauration, dont les conséquences peuvent être contraires au but recherché de préservation du document.

Il est à noter que tout projet de restauration de documents appartenant à une commune doit être soumis au directeur des archives départementales, pour avis technique.

Pour tout renseignement, contacter les archives départementales .

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